PROJEKT

Oprogramowanie do automatyzacji raportów Excel na potrzeby szybszego raportowania finansowego

Dedykowane oprogramowanie, Import danych Excel i CSV, Automatyzacja odświeżania danych, Projektowanie pulpitów i KPI, Raportowanie sprawozdań finansowych, Generowanie PDF, Dokumentacja użytkownika Excel

  • Branża: Księgowość
  • Niemcy Lokalizacja: Niemcy
  • Czas realizacji: 10 tygodnie
  • Technologie: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 miesięcy

Klientem jest firma księgowa, która poświęca czas na łączenie zmieniających się danych Excel i CSV, sprawdzanie formuł oraz ręczne przygotowywanie raportów finansowych. Oprogramowanie to oparty na Excelu proces raportowania dla księgowych i menedżerów. Importuje skoroszyty źródłowe i pliki CSV, waliduje dane, odświeża obliczenia i tworzy pulpity. Generuje również sprawozdania finansowe i raporty PDF. Rezultatem jest jedno miejsce do analizy przychodów, marż i przepływów pieniężnych bez powtarzania tej samej pracy polegającej na kopiowaniu i wklejaniu.

Podsumowanie

Problem

Firma księgowa poświęca czas na konsolidowanie zmieniających się plików i sprawdzanie cyklicznych raportów pod kątem błędów kopiowania, formuł i użytkowników.

Rozwiązanie

Rozwiązanie stało się natywnym procesem Excel, który importuje, waliduje, odświeża i prezentuje dane finansowe firmy.

Rezultat

Oprogramowanie ogranicza ręczną pracę przy raportowaniu i zapewnia firmie czytelniejsze raporty gotowe dla zarządu.

Historia klienta

Klientem jest niemiecka firma księgowa. Na podstawie zmieniających się danych Excel i CSV przygotowuje sprawozdania finansowe, budżety i prognozy.

Zajmuje się również uzgodnieniami i pulpitami wyników.

Firma poświęca czas na łączenie plików źródłowych, sprawdzanie formuł i przygotowywanie cyklicznych raportów. Kopiowanie danych między skoroszytami stwarza również ryzyko błędów w formułach i działań użytkowników.

Prośba była prosta: utrzymać proces w natywnym Excelu na komputerze, połączyć kilka formatów źródłowych, utworzyć pulpity i raporty finansowe gotowe dla zarządu oraz umożliwić korzystanie ze skoroszytu pracownikom nietechnicznym.

Rozwiązanie oparto na kontrolowanym procesie importu i odświeżania, konfigurowalnych zasadach raportowania, czytelnych komunikatach walidacyjnych i dokumentacji. Moduły uporządkowano tak, aby księgowi mogli przejść od plików źródłowych przez analizę i sprawozdania do raportów gotowych do udostępnienia w jednym skoroszycie.

Klient potrzebował

  1. Pracy w desktopowym Excelu bez dodatków firm trzecich
  2. Tworzenia pulpitów, tabel przestawnych, wykresów i widoków KPI
  3. Łączenia skoroszytów Excel, arkuszy, plików CSV i wklejanych tabel
  4. Możliwości utrzymania skoroszytu przez nietechnicznych użytkowników Excela

Dlaczego gotowe oprogramowanie nie pasowało

Ogólne produkty arkuszowe oferują wykresy, organizację danych i analizę, ale same nie obsługują skonfigurowanych importów, transformacji, uzgodnień, odświeżeń i wyników raportowania tej firmy. Potrzebny był dedykowany skoroszyt, który utrzyma te zasady w jednym odświeżanym procesie w standardowym desktopowym Excelu, bez dodatków firm trzecich.

Przegląd projektu

Rozwiązanie zaprojektowano wokół rzeczywistych plików źródłowych i zasad raportowania firmy. Dedykowany obszar importu obsługuje skoroszyty Excel, arkusze i pliki CSV, a kontrolka wyboru pliku eliminuje konieczność stosowania ścieżek zapisanych na stałe.

Aby obsłużyć niespójne dane wejściowe, proces oczyszcza i standaryzuje dane przed analizą. Waliduje, uzgadnia i usuwa również duplikaty z przychodzących rekordów.

Proces odświeżania ponownie oblicza formuły i aktualizuje obszary raportowania na podstawie bieżących plików źródłowych.

Pulpit łączy KPI, trendy i odchylenia w jednym widoku. Podsumowania w stylu tabel przestawnych i fragmentatory pozwalają menedżerom filtrować dane bez przebudowy skoroszytu.

Raportowanie finansowe podzielono na osobne sekcje: rachunek zysków i strat, bilans, oraz przepływy pieniężne. Uzgodnione pozycje i oznaczone niezgodności pozostają widoczne przed udostępnieniem raportu.

Proces wyjściowy tworzy sformatowane raporty i pliki PDF w uporządkowanym folderze. Obszary konfiguracji, komentarze, instrukcje i przewodniki ułatwiają korzystanie ze skoroszytu osobom nietechnicznym.

Dostarczone kluczowe funkcje

  • Jednoklikowy import Excel i CSV
  • Czyszczenie, walidacja i usuwanie duplikatów danych
  • Odświeżane formuły i obliczenia raportów
  • Pulpit KPI z wykresami i fragmentatorami
  • Tabele podsumowań w stylu tabel przestawnych
  • Sekcje rachunku zysków i strat, bilansu oraz przepływów pieniężnych
  • Uzgadnianie finansowe z oznaczaniem niezgodności
  • Generowanie raportów PDF
  • Uporządkowane foldery wyjściowe z datą

Można dodać

+ Raportowanie budżetu względem wykonania + Zasady prognozowania i alokacji + Walidowane formularze wprowadzania danych

Kto jeszcze może korzystać z tego rozwiązania

Te firmy mają podobne zadania związane z raportowaniem, a to samo rozwiązanie można dostosować do ich plików, zasad i widoków dla zarządu.

Zespół operacyjny

Zadanie Konsoliduje dane operacyjne oraz monitoruje KPI, trendy i efektywność w cyklicznych raportach.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie importuje pliki źródłowe, odświeża obliczenia i prezentuje filtrowane pulpity oraz raporty gotowe do udostępnienia.
Usługi biznesowe

Zespół ds. zapasów

Zadanie Łączy dane o zapasach i ruchach magazynowych, aby monitorować poziomy, punkty ponownego zamówienia i wyniki.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie standaryzuje przychodzące arkusze, wyróżnia odchylenia i przechowuje najnowsze podsumowania w jednym skoroszycie.
Sklepy detaliczne

Zespół produkcyjny

Zadanie Analizuje dane produkcyjne, procesy i efektywność na podstawie zmieniających się arkuszy.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy tabele źródłowe, aktualizuje widoki KPI i eksportuje sformatowane raporty dla zarządu.
Producenci żywności

Stos technologiczny

Python

Przetwarzanie danych i plików PDF

Python obsługuje przetwarzanie arkuszy, tworzenie wykresów i pracę z plikami PDF w procesie raportowania.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Przetwarzanie skoroszytów i CSV

JavaScript lub TypeScript obsługuje odczyt i zapis skoroszytów oraz parsowanie plików rozdzielanych.

PHP

Przetwarzanie arkuszy kalkulacyjnych i PDF

PHP obsługuje import i eksport arkuszy oraz tworzenie PDF, jeśli jest wykorzystywany w implementacji.

openpyxl

Odczyt i zapis XLSX

openpyxl (biblioteka Python do skoroszytów Excel) odczytuje i zapisuje pliki XLSX i XLSM.

exceljs

Zarządzanie skoroszytami Excel

exceljs (biblioteka JavaScript do plików Excel) odczytuje i zapisuje dane XLSX i CSV.

csv-parse

Parsowanie plików CSV

csv-parse (biblioteka do odczytu plików rozdzielanych przecinkami) przekształca dane CSV w użyteczne rekordy.

pyecharts

Tworzenie wykresów pulpitu

pyecharts (biblioteka Python do wykresów) tworzy wykresy dla widoków KPI i trendów.

CSV

Wymiana danych tabelarycznych

Pliki CSV zapewniają prosty format wejściowy dla cyklicznych tabel źródłowych.

PDF

Udostępnianie sformatowanych raportów

Pliki PDF zawierają drukowalne i gotowe do udostępnienia raporty finansowe oraz zarządcze.

Integracje

Microsoft Excel

Proces działa w natywnym desktopowym Excelu i wykorzystuje funkcje skoroszytu do importów, formuł, tabel przestawnych i raportów.

CSV files

Pliki źródłowe CSV przekazują dane tabelaryczne do procesu importu i walidacji.

PDF output

Proces raportowania eksportuje sformatowane raporty finansowe i zarządcze jako pliki PDF.

Rezultat

Kontrolowany start każdego odświeżenia

Ekran importu łączy wybór źródła, walidację i status odświeżania. Zapewnia procesowi raportowania wyraźny punkt startowy.

Ogranicza to powtarzalną obsługę plików i porządkuje proces raportowania.

Jak to działa

  1. Kontrolka folderu źródłowego lub wyboru pliku identyfikuje skoroszyty Excel, arkusze i pliki CSV.
  2. Moduł Import danych odczytuje wybrane dane źródłowe i wyświetla komunikaty walidacji.
  3. Moduł Odświeżanie danych aktualizuje status po oczyszczeniu i ponownym obliczeniu skoroszytu.
  • Skoroszyty Excel
  • Arkusze
  • Pliki CSV
Uwaga: Proces korzysta z dedykowanego folderu lub okna wyboru pliku zamiast ze ścieżek zapisanych na stałe.
Kontrolka importu i odświeżania

Kontrolka importu i odświeżania

Funkcje na tym ekranie
Import danych Odświeżanie danych

Dane zarządcze w jednym filtrowanym widoku

Pulpit przekształca odświeżone dane w karty KPI, wykresy i tabele podsumowań. Menedżerowie mogą analizować przychody, marże zysku i trendy bez przeszukiwania osobnych arkuszy.

Interaktywne fragmentatory i filtry skupiają widok na danych istotnych dla bieżącej analizy.

Jak to działa

  1. Pulpit odczytuje odświeżone dane dotyczące przychodów, marż zysku, KPI, trendów i odchyleń.
  2. Moduł Wykresy pulpitu aktualizuje interaktywne wykresy i tabele podsumowań.
  3. Kontrolki fragmentatorów i filtrów zawężają widoki KPI i trendów.
  • Wskaźniki przychodów i rentowności
  • KPI firmy
  • Sekcje trendów i odchyleń
Podsumowujący pulpit z filtrami

Podsumowujący pulpit z filtrami

Funkcje na tym ekranie
Wykresy pulpitu Monitorowanie KPI Dynamiczna aktualizacja wykresów i tabel Wskaźniki przychodów i rentowności Filtrowanie wykresów fragmentatorami

Sprawozdania finansowe z kontrolą uzgodnień

Ekran sprawozdań finansowych grupuje rachunek zysków i strat, bilans, oraz przepływy pieniężne wraz z wynikami. Uzgodnione pozycje i oznaczone niezgodności pozostają widoczne do sprawdzenia przed udostępnieniem.

Daje to księgowemu jedno miejsce do sprawdzania obliczonych sprawozdań i wyników uzgodnień.

Jak to działa

  1. Moduł Wskaźniki przychodów i rentowności oblicza wyniki rachunku zysków i strat, bilansu oraz przepływów pieniężnych.
  2. Moduł Uzgadnianie danych finansowych porównuje pozycje i oddziela pozycje uzgodnione od oznaczonych niezgodności.
  3. Moduł Eksport raportów do PDF przygotowuje sprawdzone sekcje sprawozdań do eksportu PDF.
  • Wyniki rachunku zysków i strat
  • Wyniki bilansu
  • Wyniki przepływów pieniężnych
  • Pozycje uzgodnione i niezgodne
Wskazówka: Wyniki uzgodnień pozostają widoczne przy sekcjach sprawozdań do sprawdzenia przed udostępnieniem.
Raporty sprawozdań finansowych

Raporty sprawozdań finansowych

Funkcje na tym ekranie
Uzgadnianie danych finansowych Wskaźniki przychodów i rentowności Eksport raportów do PDF

Raporty gotowe do udostępnienia i uporządkowane pliki wyjściowe

Ekran wyjściowy tworzy sformatowany raport na podstawie wybranego szablonu i przechowuje pliki PDF w uporządkowanym folderze oznaczonym datą. Pracownicy zajmujący się raportowaniem mogą przygotować spójny plik do udostępnienia zarządowi.

Lista plików wyjściowych pokazuje razem wygenerowany raport podsumowujący, raport PDF i oczyszczone wyeksportowane wyniki.

Jak to działa

  1. Selektor szablonu raportu określa format raportu podsumowującego.
  2. Moduł Generowanie raportów do analizy tworzy sformatowany raport i oczyszczone wyeksportowane wyniki.
  3. Kontrolka eksportu PDF tworzy raport PDF.
  • Raport podsumowujący
  • Raport PDF
  • Oczyszczone wyeksportowane wyniki
Eksport raportów i folder wyjściowy

Eksport raportów i folder wyjściowy

Funkcje na tym ekranie
Generowanie raportów do analizy Eksport raportów do PDF

Co zapewnia rozwiązanie

Dzięki temu rozwiązaniu firma księgowa może:

  • Importować i łączyć zmieniające się pliki źródłowe Excel i CSV
  • Odświeżać obliczenia i analizy z jednego skoroszytu
  • Sprawdzać sprawozdania finansowe i wyniki uzgodnień w jednym miejscu
  • Monitorować przychody, marże, KPI, trendy i odchylenia
  • Eksportować sformatowane raporty jako pliki PDF gotowe do udostępnienia
  • Utrzymywać zasady raportowania za pomocą obszarów konfiguracji i dokumentacji

Czy gotowe systemy mogłyby wykonać to zadanie?

Przed zaprojektowaniem rozwiązania porównano zadanie z gotowymi produktami na podstawie ich własnych opisów.

Czego potrzebuje klient Oprogramowanie arkuszowe Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Zautomatyzowane narzędzia raportowania Detrics, Equals Narzędzia planowania statystycznego Analytica Dedykowane rozwiązanie
Praca w natywnym desktopowym Excelu — — —
Tworzenie pulpitów i widoków KPI częściowo
Łączenie wielu plików źródłowych — —
Możliwość obsługi przez użytkowników nietechnicznych częściowo częściowo częściowo
Dopasowanie do własnych zasad klienta: etapów, ról i raportów częściowo — —
Wszystkie kroki w jednym miejscu — — —
Brak ręcznych czynności między programami — —

Na podstawie publicznych opisów produktów i ich kategorii.

Gotowe produkty pokrywają ważne części zadania: arkusze obsługują dane, wykresy i analizy, a narzędzia raportowania automatyzują wybrane połączenia i wyniki. Gotowy arkusz wystarcza, gdy potrzebna jest tylko jedna część procesu raportowania.

Ta firma księgowa potrzebowała własnego oprogramowania, ponieważ importy, zasady odświeżania, uzgodnienia, sprawozdania i wyniki PDF musiały być zgodne z jej standardami i dostępne w jednym miejscu. Gotowe opcje nie łączyły całego procesu z własnymi zasadami firmy bez ręcznych czynności.

Podsumowując

Ostatecznie rozwiązanie stworzono, aby usunąć powtarzalną pracę z procesu prowadzącego od zmieniających się plików źródłowych do raportów firmy księgowej gotowych dla zarządu.

FAQ

Myślisz o stworzeniu podobnego systemu? Przeczytaj odpowiedzi poniżej, aby zobaczyć, jak proces raportowania Excel można dopasować do konkretnych plików, obliczeń i zasad raportowania.

Potrzebujesz czegoś podobnego? Porozmawiajmy
Lub zobacz więcej projektów