PROJEKT

Automatyzacja przepływów pracy Power Automate dla Microsoft 365

Dedykowane oprogramowanie, Tworzenie aplikacji Power Apps, Automatyzacja przepływów pracy Power Automate, Integracja z SharePoint, Integracja z Microsoft 365, Automatyzacja zatwierdzania, Raporty i pulpity

  • Branża: Usługi profesjonalne
  • Szwajcaria Lokalizacja: Szwajcaria
  • Czas realizacji: 16 tygodni
  • Technologie: PHP, Python
4+ miesięcy

Klient to firma świadcząca usługi profesjonalne w Szwajcarii. Jej zespoły zarządzają zatwierdzeniami, wnioskami i dokumentami w Microsoft 365, a powtarzalne wprowadzanie danych i raportowanie zajmują dużo czasu. Rozwiązanie to dedykowana automatyzacja przepływów pracy Power Automate z interfejsami Power Apps. Przyjmuje wnioski, dane i zdarzenia przepływów, a następnie zapewnia firmie decyzje zatwierdzające, przydzielone zadania, powiadomienia, zaktualizowane treści SharePoint i raporty operacyjne w jednym połączonym procesie.

Podsumowanie

Problem

Firma zarządza zatwierdzeniami, danymi i dokumentami w rozproszonych procesach Microsoft 365.

Rozwiązanie

Rozwiązanie stało się połączonym środowiskiem Power Apps i Power Automate do obsługi wniosków, zatwierdzeń i raportowania.

Rezultat

Rozwiązanie ma ograniczyć pracę ręczną i czas poświęcany na przenoszenie informacji między procesami biznesowymi.

Historia klienta

Klient to firma świadcząca usługi profesjonalne w Szwajcarii. Zarządza zatwierdzeniami, wnioskami i dokumentami w Microsoft 365.

Zespoły administracyjne i finansowe zajmują się powtarzalnym wprowadzaniem danych, dokumentami i raportami. Witryny, listy i biblioteki dokumentów SharePoint również wymagają skoordynowanego zarządzania treścią.

Prośba była prosta: utworzyć aplikacje Power Apps do automatyzacji przepływów pracy, połączyć Power Automate z narzędziami Microsoft 365 firmy, zautomatyzować komunikację i zapewnić raporty operacyjne.

Rozwiązanie oparto na własnych zasadach firmy i istniejących danych. Podzielono je na ekrany wniosków i zatwierdzeń, danych SharePoint oraz raportowania.

Modułowe integracje pozostawiły przestrzeń na późniejszą rozbudowę.

Klient poprosił o

  1. Utworzenie aplikacji Power Apps do zatwierdzeń, śledzenia zadań i obsługi operacji biznesowych
  2. Połączenie Power Automate z Microsoft 365 i systemami biznesowymi
  3. Automatyzację powiadomień, przypomnień, wiadomości e-mail i przydzielania zadań
  4. Raporty, pulpity, analitykę i automatyczne generowanie raportów

Dlaczego gotowe oprogramowanie nie pasowało

Gotowe produkty do zarządzania przepływami pracy obejmują automatyzację procesów, zatwierdzenia i koordynację zadań, ale ich interfejsy i możliwości dostosowania mogły nie pasować do działalności firmy. Potrzebne było dedykowane oprogramowanie, które definiuje etapy przepływu zgodnie z własnymi protokołami i procedurami klienta, zachowując połączenie danych Microsoft 365.

Opis projektu

Rozwiązanie zaprojektowano wokół Power Apps do składania wniosków, przeglądania zatwierdzeń i śledzenia zadań. Aplikacje kanwowe lub oparte na modelu zapewniają interfejs dopasowany do procesów firmy.

Power Automate obsługuje zatwierdzenia, kierując zgłoszenia przez sekwencyjne lub oparte na rolach decyzje i rejestrując wyniki. Zdarzenia przepływu uruchamiają też powiadomienia, przypomnienia i przydzielanie zadań.

Integracja z SharePoint łączy dane list, dokumenty i wyniki zatwierdzeń. System integruje SharePoint, Microsoft Lists i Excel tam, gdzie wymaga tego proces.

Szczególną uwagę poświęcono widoczności działań operacyjnych. Power BI odbiera wiersze zestawów danych, tworzy zestawy push i odświeża dane na potrzeby raportów oraz pulpitów.

Rozwiązanie podzielono na moduły, aby można było dodawać nowe formularze, automatyzacje i integracje bez przebudowy całego systemu. Dokumentacja i szkolenia umożliwiają zespołowi klienta samodzielne zarządzanie systemem.

Dostarczone kluczowe funkcje

  • Aplikacje Power Apps do wniosków i zatwierdzeń
  • Sekwencyjne i oparte na rolach przepływy zatwierdzania
  • Zarządzanie listami i dokumentami SharePoint
  • Automatyczne wiadomości e-mail, alerty, przypomnienia i powiadomienia
  • Przydzielanie zadań i śledzenie statusu przepływów
  • Integracje z Microsoft 365 i systemami biznesowymi
  • Raporty Power BI i pulpity operacyjne
  • Rozwiązywanie problemów, testowanie, dokumentacja i optymalizacja przepływów

Możliwe do dodania

+ Niestandardowe konektory + Czaty i kanały Microsoft Teams + Przetwarzanie plików Outlook .msg + Obsługa danych raportów JSON + Dodatkowe formularze Power Apps + Nowe moduły zatwierdzeń i zadań

Kto jeszcze może korzystać z tego rozwiązania

Te firmy mają podobne zadania, a to samo rozwiązanie można dostosować do łączenia ich wniosków, zatwierdzeń, danych i raportów.

Biuro rachunkowe

Zadanie Zarządza pracą dla klientów, zatwierdzeniami, wiadomościami e-mail, dokumentami i cyklicznymi zadaniami zespołu.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy przepływy księgowe z danymi, przydzielaniem zadań, powiadomieniami i raportami.
Biura rachunkowe

Firma rekrutacyjna

Zadanie Koordynuje wnioski rekrutacyjne, dane kandydatów, zatwierdzenia, komunikację i przydzieloną pracę.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie kieruje procesami rekrutacyjnymi, aktualizuje współdzielone dane, wysyła alerty i pokazuje aktywność operacyjną.
Usługi biznesowe

Firma świadcząca usługi administracyjne

Zadanie Zarządza wnioskami, zatwierdzeniami, danymi, raportowaniem i powtarzalnym wprowadzaniem danych.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy formularze, etapy przepływów, zadania, powiadomienia i raporty operacyjne.
Usługi biznesowe

Stos technologiczny

PHP

Integracja z SharePoint

PHP obsługuje połączenie z zasobami Office 365 i danymi SharePoint.

Python

Dostęp do API Microsoft

Python obsługuje dostęp do API Microsoft, uwierzytelnianie i komunikację HTTP.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Przetwarzanie plików Outlook

JavaScript i TypeScript obsługują przetwarzanie plików wiadomości Outlook.

vgrem/php-spo

Zasoby Office 365

vgrem/php-spo (biblioteka PHP dla Office 365) wykonuje operacje tworzenia, odczytu, aktualizacji i usuwania przez API Office 365.

microsoft-kiota-http

Żądania API Microsoft

microsoft-kiota-http (biblioteka Python do komunikacji z API Microsoft) zapewnia warstwę HTTP dla żądań API.

microsoft-kiota-authentication-azure

Uwierzytelnianie API

microsoft-kiota-authentication-azure (biblioteka Python do uwierzytelniania Microsoft) obsługuje uwierzytelniony dostęp do API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Abstrakcje API

microsoft-kiota-abstractions (biblioteka Python ze wspólnymi strukturami API Microsoft) obsługuje generowane klienty API Microsoft.

Power Automate

Automatyzacja przepływów pracy

Power Automate kieruje zatwierdzeniami, przydziela zadania, wysyła komunikaty, aktualizuje dane i łączy systemy biznesowe.

Power Apps

Aplikacje biznesowe

Power Apps zapewnia aplikacje kanwowe lub oparte na modelu do wniosków, zatwierdzeń, śledzenia zadań i operacji.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Dane i pliki biznesowe

Te formaty i platformy przechowują, wymieniają i porządkują dane, dokumenty oraz dane raportów używane przez przepływy.

Integracje

SharePoint and Microsoft Lists

Rozwiązanie odczytuje i aktualizuje dane list, dokumenty, wyniki zatwierdzeń i status treści.

Microsoft Teams

Rozwiązanie tworzy czaty i kanały oraz obsługuje wiadomości czatu na potrzeby komunikacji operacyjnej.

Outlook

Rozwiązanie obsługuje komunikację przepływów związaną z Outlookiem oraz pliki wiadomości.

Microsoft Forms

Rozwiązanie odbiera dane przesłane z formularzy, które uruchamiają lub wspierają przepływy.

Power BI

Rozwiązanie wysyła wiersze zestawów danych i odświeża dane na potrzeby raportów oraz pulpitów.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate łączy procesy przepływów z Microsoft Dynamics 365.

Rezultat

Wnioski przechodzą przez widoczne etapy zatwierdzania

Obszar wniosków i zatwierdzeń zapewnia firmie jedno miejsce do składania wniosków i śledzenia ich statusu. Decyzje zatwierdzające i wyniki pozostają powiązane z wnioskiem, zamiast być obsługiwane jako osobne wiadomości.

Struktura oparta na etapach obsługuje własne zasady zatwierdzania klienta i ułatwia sprawdzanie bieżącego stanu procesu.

Jak to działa

  1. Formularz wniosku zawiera pola wniosku i rejestruje przesłane informacje.
  2. Power Automate kieruje wniosek przez skonfigurowane etapy zatwierdzania oraz zapisuje decyzje i wyniki.
  3. Obszar statusu przepływu pokazuje bieżący status i wysyła powiadomienia interesariuszom po wystąpieniu zdarzeń.
  • Sekwencyjne etapy zatwierdzania
  • Decyzje zatwierdzające oparte na rolach
  • Rejestry wyników przepływów
Obszar wniosków i zatwierdzeń

Obszar wniosków i zatwierdzeń

Funkcje na tym ekranie
Tworzenie przepływów zatwierdzania Konfigurowanie etapów przepływu

Dokumenty i dane SharePoint pozostają połączone

Obszar SharePoint łączy dane list, dokumenty, wyniki zatwierdzeń i zaktualizowane treści. Automatyzacja obiegu dokumentów sprawia, że zatwierdzanie dokumentów i aktualizacja danych są częścią tego samego procesu.

Treści SharePoint pozostają częścią procesu zatwierdzania, a nie osobnym zadaniem ręcznym.

Jak to działa

  1. Widok listy SharePoint wyświetla dane listy.
  2. Biblioteka dokumentów przechowuje dokumenty i udostępnia działania związane z ich zatwierdzaniem.
  3. Formularz aktualizacji danych zapisuje zaktualizowane dane i status treści w SharePoint.
  • Dane list SharePoint
  • Działania związane z zatwierdzaniem dokumentów
  • Zaktualizowany status treści
Wskazówka: Treści SharePoint pozostają częścią procesu zatwierdzania, a nie osobnym zadaniem ręcznym.
Dane i dokumenty SharePoint

Dane i dokumenty SharePoint

Funkcje na tym ekranie
Automatyzacja obiegu dokumentów Zarządzanie danymi przechowywanymi w SharePoint

Przydzielona praca i alerty przepływów są widoczne

Pulpit zadań i powiadomień zapewnia menedżerom operacyjnym bezpośredni wgląd w przydzieloną pracę, terminy, przypomnienia i alerty. Przydzielone zadania i wyzwalacze procesów są wyświetlane wraz ze statusem przepływu.

Pomaga to powiązać codzienną komunikację operacyjną firmy z pracą, która ją wywołała.

Jak to działa

  1. Lista zadań pokazuje przydzielone zadania i ich status przepływu.
  2. Pola osoby przypisanej i terminu łączą każde zadanie z odpowiedzialną osobą i czasem realizacji.
  3. Strumień powiadomień rejestruje powiadomienia, przypomnienia i alerty generowane przez wyzwalacze procesów.
  • Przydzielanie zadań
  • Terminy realizacji
  • Status przypomnień i alertów
Pulpit zadań i powiadomień

Pulpit zadań i powiadomień

Funkcje na tym ekranie
Automatyzacja przepływów pracy

Aktywność operacyjna jest łatwiejsza do przeglądania

Ekran raportowania łączy zatwierdzone dane, wyniki przepływów, raporty i analitykę w jednym widoku. Interaktywne raporty i kafelki pulpitu ułatwiają analizę operacyjną bez ręcznego odtwarzania informacji.

Odświeżanie danych utrzymuje widok raportów zgodny z dostępnymi wynikami przepływów.

Jak to działa

  1. Filtry raportu wykorzystują zatwierdzone dane i wyniki przepływów do określenia widoku raportu.
  2. Obszar interaktywnych raportów prezentuje raporty i analitykę.
  3. Kafelki pulpitu pokazują dane pulpitu po ich aktualizacji przez mechanizm odświeżania.
  • Filtry raportów
  • Obszar interaktywnych raportów
  • Odświeżanie danych pulpitu
Uwaga: Power BI może odbierać wiersze zestawów danych, tworzyć zestawy push i odświeżać dane dla tej warstwy raportowania.
Raporty i pulpity operacyjne

Raporty i pulpity operacyjne

Funkcje na tym ekranie
Generowanie raportów do analizy

Co zapewnia rozwiązanie

Dzięki temu rozwiązaniu firma może:

  • Tworzyć i zarządzać przepływami zatwierdzania w Power Apps
  • Łączyć wnioski, dane, dokumenty, zadania i raporty w Microsoft 365
  • Przydzielać pracę oraz wysyłać powiadomienia, alerty, przypomnienia i wiadomości e-mail na podstawie zdarzeń przepływów
  • Aktualizować dane i dokumenty SharePoint za pomocą zautomatyzowanych procesów
  • Przeglądać zatwierdzone dane operacyjne w raportach i na pulpitach
  • Utrzymywać i rozwijać przepływy dzięki udokumentowanym, modułowym komponentom

Czy gotowe systemy mogłyby wykonać to zadanie?

Przed zaprojektowaniem rozwiązania porównano zadanie z gotowymi produktami na podstawie ich własnych opisów.

Czego potrzebuje klient Platformy przepływów pracy Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Zarządzanie praktyką Karbon Współpraca nad dokumentami Progress ShareFile Dedykowane rozwiązanie
Tworzenie aplikacji Power Apps do obsługi operacji — — —
Połączenie systemów Microsoft 365 — — —
Automatyzacja komunikacji przepływów częściowo
Zapewnienie raportów i pulpitów częściowo częściowo —
Dopasowanie do własnych zasad klienta: etapów, ról i raportów częściowo częściowo częściowo
Wszystkie etapy w jednym miejscu — — —
Brak ręcznych czynności między programami częściowo częściowo —

Na podstawie publicznych opisów produktów i ich kategorii.

Gotowe platformy przepływów pracy obsługują zatwierdzenia, automatyzację zadań i część raportowania, podczas gdy platformy do zarządzania praktyką i dokumentami koncentrują się na węższych obszarach.

Gotowy produkt wystarczy, gdy firma potrzebuje tylko jednej z tych funkcji. Ten klient potrzebował połączeń z Microsoft 365, własnych zasad przepływów i raportowania w jednym skoordynowanym systemie.

Elementy są rozproszone między osobnymi kategoriami produktów, a połączenia między nimi nadal wymagają konfiguracji i prac integracyjnych.

Podsumowując

Ostatecznie rozwiązanie stworzono, aby ograniczyć pracę ręczną od złożenia wniosku przez firmę usług profesjonalnych aż po zatwierdzenie i raportowanie.

FAQ

Rozważasz budowę podobnego systemu? Przeczytaj poniższe odpowiedzi, aby zobaczyć, jak Power Automate, Power Apps, SharePoint i raportowanie mogą działać w jednym procesie biznesowym.

Potrzebujesz czegoś podobnego? Porozmawiajmy
Lub zobacz więcej projektów