PROJEKT

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami dla połączonych procesów sprzedaży

Dedykowane tworzenie CRM, Zarządzanie leadami, Konfiguracja lejków sprzedażowych, Automatyzacja procesów, Integracja z Zoho, Migracja danych, Przekazywanie danych do projektów i księgowości

  • Branża: Usługi profesjonalne
  • Łotwa Lokalizacja: Łotwa
  • Czas realizacji: 16 tygodni
  • Technologie: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ miesięcy

Sprzedaż klienta jest rozproszona między rekordami CRM, arkuszami kalkulacyjnymi i narzędziami projektowymi. Koordynacja klientów i sprzedaży wymaga przez to dodatkowego czasu na ręczną pracę. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami łączy te działania w jednym obszarze roboczym opartym na Zoho. Przyjmuje leady i dane klientów, a następnie zapewnia firmie z sektora usług profesjonalnych wspólne miejsce do zarządzania lejkami i działaniami następczymi.

Podsumowanie

Problem

Klient zarządza relacjami z klientami i sprzedażą za pomocą niepołączonych aplikacji, arkuszy kalkulacyjnych i starszych systemów.

Rozwiązanie

Rozwiązanie stało się dostosowanym obszarem roboczym Zoho do obsługi leadów, lejków sprzedażowych, automatyzacji i połączonych operacji.

Rezultat

Oprogramowanie ma ograniczyć ręczną pracę i konieczność ponownego wykonywania zadań - od zarządzania leadami po realizację projektów i księgowość.

Historia klienta

Klient to firma z sektora usług profesjonalnych z Łotwy. Koordynuje leady, sprzedaż i projekty w kilku aplikacjach biznesowych.

Informacje o klientach i aktywność sprzedażowa są rozproszone w niepołączonych narzędziach. Firma zarządza również projektami w oddzielnych aplikacjach.

Prośba była prosta: skonfigurować jeden pakiet, połączyć zewnętrzne narzędzia i przeprowadzić migrację istniejących danych. Klient oczekiwał także automatycznego pozyskiwania leadów, kierowania nimi i akceptacji. Potrzebował również automatyzacji wycen, fakturowania i śledzenia płatności.

Rozwiązanie zbudowano wokół Zoho CRM i powiązanych aplikacji Zoho. Moduły uporządkowano zgodnie z własnymi zasadami firmy.

Integracje i automatyzacje dodano jako oddzielne elementy obszaru roboczego.

Klient potrzebował

  1. Połączyć CRM, projekty, księgowość, marketing, obsługę klienta, HR, zapasy i aplikacje dedykowane.
  2. Połączyć narzędzia, strony internetowe, formularze, płatności, ERP, komunikację i starsze platformy.
  3. Przeprowadzić migrację, oczyścić i ujednolicić dane historyczne z istniejących systemów.
  4. Zautomatyzować pozyskiwanie leadów, kierowanie nimi, działania następcze, akceptacje, wyceny, faktury i płatności.

Dlaczego gotowe oprogramowanie nie pasowało

Produkty do kierowania leadami koncentrują się na przypisywaniu leadów do kont i handlowców, natomiast narzędzia do danych CRM skupiają się na czyszczeniu i porządkowaniu rekordów. Dedykowany obszar roboczy Zoho obejmuje pozyskiwanie leadów, lejki sprzedażowe i przekazywanie danych do projektów. W jednym rozwiązaniu obsługuje także synchronizację z księgowością, migrację danych i raportowanie.

Opis projektu

Rozwiązanie zaprojektowano wokół Zoho CRM jako głównego obszaru zarządzania klientami i sprzedażą. Łączy leady, transakcje i działania następcze w jednym miejscu.

Aby obsłużyć połączone operacje, Zoho Projects i Zoho Books dostarczono jako powiązane elementy pakietu. Zoho Forms, Zoho Campaigns i Zoho Desk rozszerzają obszar roboczy na kolejne połączone procesy biznesowe.

Zoho Creator i Zoho Flow obsługują dodatkowe połączenia.

Kierowanie leadami i automatyzacja procesów zarządzają przypisaniami oraz zmianami etapów. Powiadomienia i akceptacje są zgodne z procesem sprzedaży klienta.

Dane historyczne są importowane z arkuszy kalkulacyjnych, starszych systemów CRM i innych systemów. Mapowanie pól i walidacja wspierają migrację.

Szczególną uwagę poświęcono istniejącym systemom i zasadom klienta. Interfejsy API i webhooki łączą zewnętrzne platformy.

Deluge i Zoho Flow ograniczają liczbę ręcznych czynności między aplikacjami.

Dostarczone kluczowe funkcje

  • Pozyskiwanie i zarządzanie leadami
  • Dedykowane lejki sprzedażowe i etapy transakcji
  • Automatyczne kierowanie leadami i działania następcze
  • Akceptacje, wyceny, fakturowanie i śledzenie płatności
  • Przekazywanie danych z CRM do projektów
  • Synchronizacja CRM z księgowością
  • Migracja i czyszczenie danych historycznych
  • Dedykowane pola i moduły
  • Panele i raporty sprzedażowe

Można dodać

+ Zarządzanie dokumentami + Rozszerzenia procesów płatności + Działania następcze w WhatsApp + Dodatkowe moduły dedykowane + Migracja danych z kolejnych systemów

Kto jeszcze może korzystać z tego rozwiązania

Te firmy mają podobne zadania, a to samo rozwiązanie można dostosować do ich procesów obsługi klientów, sprzedaży, realizacji i wsparcia.

Firma księgowa

Zadanie Musi koordynować zapytania, dane klientów, oferty, cykliczne prace, dokumenty i rozliczenia.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy zarządzanie leadami z przekazywaniem danych do projektów i księgowości w jednym obszarze klienta.
Biura rachunkowe

Agencja kreatywna

Zadanie Musi zarządzać potencjalnymi klientami, etapami sprzedaży, realizacją projektów, akceptacjami i komunikacją z klientami.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy lejki, działania następcze, rekordy projektów, dokumenty i historię aktywności.
Agencje kreatywne

Firma świadcząca usługi budowlane

Zadanie Musi organizować zapytania, wyceny, akceptacje, projekty, dokumenty i dane płatności.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy procesy sprzedaży z rekordami projektowymi i księgowymi, zapewniając widoczność działań następczych.
Usługi budowlane

Stos technologiczny

Python

Usługi integracji CRM

Python obsługuje usługi współpracujące z API Zoho CRM i powiązanymi przepływami danych.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Usługi integracji i automatyzacji

Node.js obsługuje Zoho Catalyst, połączenia z CRM i usługi integracji aplikacji.

PHP

Integracje systemów biznesowych

PHP obsługuje połączenia z usługami CRM, księgowości, płatności i fakturowania.

zohocrmsdk8-0

Dostęp do API Zoho CRM

zohocrmsdk8-0 (biblioteka Python do API Zoho CRM v8) łączy obszar roboczy z Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Usługi Zoho Catalyst

zcatalyst-sdk-node (SDK Node.js dla Zoho Catalyst) obsługuje usługi aplikacji opartych na Zoho.

pyxero

Dostęp księgowy Xero

pyxero (biblioteka Python do API księgowości Xero) obsługuje połączenia z systemem księgowym, gdy są wymagane.

invoice2data

Ekstrakcja danych z faktur PDF

invoice2data (biblioteka Python do ekstrakcji danych faktur z plików PDF) odczytuje informacje z faktur na potrzeby procesów księgowych.

PDF

Obsługa dokumentów

Pliki PDF zawierają dokumenty, które obszar roboczy może przetwarzać lub dołączać do rekordów klientów.

Zoho CRM

Rejestry klientów i sprzedaży

Obszar roboczy wymienia z Zoho CRM leady, kontakty, konta, transakcje, etapy i aktywności.

Zoho Projects

Przekazywanie danych do projektów

Rekordy CRM przekazują informacje o projekcie do Zoho Projects.

Integracje

Zoho CRM

Obszar roboczy wymienia z Zoho CRM leady, kontakty, konta, transakcje, etapy i aktywności.

Zoho Projects

Rekordy CRM przekazują informacje o projekcie do Zoho Projects.

Zoho Books

Informacje o klientach i transakcjach łączą się z danymi księgowymi w Zoho Books.

Zoho Forms

Zgłoszenia leadów z Zoho Forms trafiają do procesu obsługi leadów w CRM.

External tools and legacy platforms

API, webhooki, integracje procesów i natywne połączenia wymieniają dane z zewnętrznymi narzędziami i starszymi systemami.

Rezultat

Praca sprzedażowa pozostaje widoczna od leada do działania następczego

Obszar leadów i lejka sprzedażowego zapewnia handlowcowi lub menedżerowi jeden widok rekordów leadów, źródeł poleceń i etapów transakcji.

Pasek etapów lejka jasno pokazuje bieżącą pozycję sprzedażową, a filtry zawężają listę według źródła lub właściciela.

Jak to działa

  1. Obszar roboczy pokazuje rekordy leadów, źródła poleceń, dane kontaktowe, wartości transakcji, etapy, właścicieli i historię aktywności.
  2. Pasek etapów lejka przedstawia transakcje według ich bieżącego etapu.
  3. Obszar roboczy wyświetla elementy sterujące działaniami następczymi i zadaniami obok rekordu transakcji.
Obszar leadów i lejka sprzedażowego

Obszar leadów i lejka sprzedażowego

Funkcje na tym ekranie
Zarządzanie leadami Konfiguracja lejków sprzedażowych Automatyzacja zarządzania leadami Pozyskiwanie leadów z platform

Kierowanie leadami przebiega zgodnie z zasadami klienta

Ekran automatyzacji łączy reguły kierowania, zmiany etapów i akceptacje w jednym obszarze konfiguracji. Obsługuje własną logikę przypisań klienta zamiast wymuszać stałą sekwencję procesu sprzedaży.

Dziennik statusu automatyzacji pokazuje historię wykonywania procesów i status powiadomień, zapewniając administratorowi CRM jedno miejsce do przeglądania automatycznych działań.

Jak to działa

  1. Obszar roboczy odczytuje źródła leadów, reguły terytorialne lub reguły przypisań, etapy lejka, właścicieli zadań i status powiadomień.
  2. Mapa zmian etapów przedstawia skonfigurowane przejścia między etapami lejka.
  3. Dziennik statusu automatyzacji pokazuje historię wykonywania procesów.
Wskazówka: Reguły są zorganizowane wokół własnych etapów sprzedaży, przypisań i akceptacji klienta.
Reguły kierowania leadami i automatyzacji

Reguły kierowania leadami i automatyzacji

Funkcje na tym ekranie
Automatyzacja CRM Automatyzacja zarządzania leadami Mapowanie procesów biznesowych

Rekordy klientów, projektów i księgowości pozostają połączone

Rekord przekazania danych łączy podsumowanie klienta, powiązaną transakcję i status projektu. Odnośniki księgowe, dokumenty i historia komunikacji pozostają dostępne z tego samego rekordu klienta.

Rekord przechowuje wyceny lub faktury obok powiązanego projektu i transakcji.

Jak to działa

  1. Obszar roboczy pokazuje dane kontaktowe i dane konta, etap transakcji, status projektu, rekordy wycen lub faktur, załączone dokumenty i historię komunikacji.
  2. Sekcja przekazania projektu przedstawia status powiązanego projektu.
  3. Odnośniki do rekordów księgowych łączą rekord klienta z informacjami o wycenie lub fakturze.
Rekord przekazania klienta i projektu

Rekord przekazania klienta i projektu

Funkcje na tym ekranie
Synchronizacja Zoho CRM i Books Integracja produktów Zoho

Wyniki sprzedaży łatwiej analizować

Panel zamienia aktywność lejka, konwersję leadów i aktywność sprzedażową we wspólny widok zarządzania. Menedżerowie sprzedaży i analitycy mogą przeglądać aktywność według daty lub właściciela bez tworzenia osobnego raportu.

Wykresy lejka, widoki konwersji, widżety aktywności i panele prognoz skupiają najważniejsze sygnały sprzedażowe.

Jak to działa

  1. Panel przedstawia liczbę leadów, etapy transakcji, aktywność sprzedażową, dane konwersji i prognozy.
  2. Wykres lejka pokazuje transakcje na poszczególnych etapach.
  3. Filtry daty i właściciela zawężają widoki panelu.
Panel wyników sprzedaży

Panel wyników sprzedaży

Funkcje na tym ekranie
Śledzenie wyników sprzedaży Konfiguracja lejków sprzedażowych Tworzenie raportów dedykowanych

Połączone systemy i zaimportowane dane łatwiej kontrolować

Konsola integracji i migracji zapewnia integratorowi systemu lub menedżerowi danych przejrzysty widok połączonych aplikacji, mapowania pól i zaimportowanych rekordów. Zdarzenia synchronizacji i błędy walidacji są widoczne w tej samej konsoli.

Ułatwia to migrację danych z arkuszy kalkulacyjnych, starszych systemów CRM i innych systemów biznesowych.

Jak to działa

  1. Konsola wyświetla połączone aplikacje, pola systemu źródłowego, zmapowane pola, partie importu, zdarzenia synchronizacji i błędy walidacji.
  2. Tabela mapowania pól łączy pola systemu źródłowego z rekordami CRM.
  3. Status importu i dziennik synchronizacji pokazują aktywność migracji i połączeń.
Uwaga: Błędy walidacji pozostają widoczne w konsoli do weryfikacji podczas migracji.
Konsola integracji i migracji danych

Konsola integracji i migracji danych

Funkcje na tym ekranie
Integracja istniejących systemów Narzędzia migracji danych Import do CRM

Co zapewnia rozwiązanie

Dzięki temu rozwiązaniu firma z sektora usług profesjonalnych może:

  • Pozyskiwać i kierować leady zgodnie z własnymi zasadami klienta
  • Zarządzać lejkami sprzedażowymi, akceptacjami, wycenami i działaniami następczymi
  • Łączyć rekordy klientów z projektami i księgowością
  • Importować i ujednolicać rekordy historyczne
  • Analizować aktywność sprzedażową, konwersje i prognozy
  • Dodawać integracje i moduły wraz ze zmianą procesów biznesowych

Czy gotowe systemy mogłyby wykonać to zadanie?

Przed rozpoczęciem projektowania porównano zadanie z gotowymi produktami na podstawie ich własnych opisów.

Czego potrzebuje klient Platformy kierowania leadami LeanData, LeadAngel Narzędzia zarządzania danymi CRM Insycle, Traction Complete, D&B Connect Platformy operacji przychodowych Openprise, D&B Rev.Up ABX Dedykowane rozwiązanie
Połączenie CRM i aplikacji biznesowych — — częściowo
Połączenie zewnętrznych narzędzi i systemów częściowo częściowo
Migracja i ujednolicenie danych historycznych —
Automatyzacja procesów sprzedaży i płatności — — —
Dopasowanie do własnych zasad klienta: etapów, ról i raportów — — —
Wszystkie kroki w jednym miejscu — — —
Brak ręcznych czynności między programami częściowo częściowo

Na podstawie publicznych opisów produktów i ich kategorii.

Gotowe produkty obejmują część funkcji związanych z kierowaniem leadami, jakością danych CRM i operacjami przychodowymi. Gotowy produkt wystarczy, gdy potrzebny jest tylko jeden z tych obszarów.

Ten klient potrzebował własnego oprogramowania, ponieważ wymagane funkcje były rozproszone w oddzielnych produktach i nie odpowiadały w pełni zasadom firmy.

Podsumowując

Ostatecznie rozwiązanie stworzono, aby ograniczyć ręczną pracę od pozyskania nowego leada po sprzedaż i przekazanie projektu.

FAQ

Myślisz o stworzeniu podobnego systemu? Przeczytaj poniższe odpowiedzi, aby zobaczyć, jak konfiguracja CRM, integracja, migracja i automatyzacja współdziałają ze sobą.

Potrzebujesz czegoś podobnego? Porozmawiajmy
Lub przejrzyj więcej projektów