PROJEKT

Oprogramowanie do zarządzania zapasami i kontrolowania sprzedaży

Dedykowane tworzenie oprogramowania, Automatyzacja Excela i VBA, Kontrola zapasów, Pulpity stanów magazynowych, Raportowanie sprzedaży, Import danych, Generowanie faktur

  • Branża: Dystrybucja hurtowa
  • Rumunia Lokalizacja: Rumunia
  • Czas realizacji: 10 tygodnie
  • Technologie: Microsoft Excel, VBA
3 miesięcy

Firma klienta zajmująca się dystrybucją produktów poświęca czas na uzgadnianie stanów, zamówień, zakupów, sprzedaży i danych dostawców w wielu plikach Excela. Oprogramowanie do zarządzania zapasami łączy te dane w jednym kontrolowanym skoroszycie. Przyjmuje transakcje magazynowe i importowane pliki, a następnie udostępnia zespołowi aktualne salda, pulpity i raporty. Menedżerowie zapasów, pracownicy magazynu, przedstawiciele handlowi i kierownicy korzystają z tego samego źródła danych przy kontroli stanów i podejmowaniu codziennych decyzji.

Podsumowanie

Problem

Klient śledzi produkty, sprzedaż, zakupy i stany w rozproszonych plikach, przez co aktualizacje i raportowanie są powtarzalne.

Rozwiązanie

Rozwiązaniem stał się kontrolowany skoroszyt Excela i VBA do obsługi zapasów, zamówień i raportowania.

Rezultat

Oprogramowanie ma ograniczyć ręczną pracę przy stanach magazynowych i czas potrzebny na przygotowywanie wiarygodnych informacji biznesowych.

Historia klienta

Klient jest dystrybutorem produktów z Rumunii. Zarządza produktami, sprzedażą, zakupami, dostawcami i zapasami w Excelu, obsługując także zamówienia klientów i faktury.

Utrzymywanie aktualnych sald pochłania zespołowi czas. Ruchy magazynowe, informacje o sprzedaży i dane zakupowe muszą pozostawać spójne podczas przyjmowania, wydawania, wysyłania i zwrotów produktów.

Prośba była prosta: zautomatyzować aktualizacje zapasów na podstawie transakcji, pokazywać przejrzyste wyniki zapasów i sprzedaży, generować raporty oraz importować istniejące dane z używanych już plików.

Rozwiązanie zaprojektowano jako kontrolowany skoroszyt z formularzami transakcji, chronionymi tabelami, pulpitami, widokami raportów i procesami importu. Obsługa zamówień, faktur i alertów stanów została dostarczona jako połączone moduły.

Klient potrzebował

  1. Aktualizacji zapasów na podstawie sprzedaży, zakupów, przyjęć, wydań, wysyłek i zwrotów
  2. Pulpitów, wykresów, KPI, filtrów i analizy trendów
  3. Generowania raportów o zapasach, sprzedaży, zakupach, wycenie i wynikach dziennych
  4. Importu istniejących danych i odświeżania raportów z plików źródłowych

Dlaczego gotowe oprogramowanie nie pasowało

Produkty do automatyzacji magazynów koncentrują się na robotach, pojazdach autonomicznych i obsłudze materiałów, podczas gdy klient potrzebował transakcji magazynowych, zamówień, faktur, importów i raportów w Excelu. Dedykowany skoroszyt został dopasowany do istniejącego sposobu zarządzania zapasami, sprzedażą, zakupami i informacjami o dostawcach.

Przegląd projektu

Rozwiązanie zaprojektowano w oparciu o Microsoft Excel z automatyzacją VBA, formularzami, listami rozwijanymi i chronionymi tabelami. Dzięki temu dystrybutor ma jedno kontrolowane miejsce na informacje o zapasach, zamówieniach i dostawcach.

Ekran wprowadzania transakcji rejestruje sprzedaż, zakupy i korekty stanów. Bieżące salda są aktualizowane na podstawie zapisanych transakcji.

Pulpit zapasów pokazuje bieżące stany, poziomy ponownego zamówienia i oznaczenia niskiego stanu. Filtry, fragmentatory i funkcje odświeżania skupiają widok na wybranych produktach lub okresach.

Obszar raportowania łączy tabele przestawne, tabele podsumowań i wykresy trendów. Obejmuje informacje o sprzedaży, zakupach i brakach w zapasach oraz filtry do analizy.

Szczególną uwagę poświęcono importom i dokumentom biznesowym. Pliki CSV i XML mogą zasilać skoroszyt, a faktury i podsumowania można przygotować do eksportu PDF lub wysyłki e-mailem.

Dostarczone najważniejsze funkcje

  • Automatyczne aktualizacje zapasów na podstawie sprzedaży, zakupów, przyjęć, wydań, wysyłek i zwrotów
  • Masowe aktualizacje stanów produktów
  • Zarządzanie zapisami dziennika magazynowego
  • Pulpit zapasów z oznaczeniami niskiego stanu i poziomami ponownego zamówienia
  • Raporty sprzedaży, zakupów, zapasów i braków magazynowych
  • Wykresy, KPI, filtry, fragmentatory i analiza trendów
  • Obsługa zamówień klientów
  • Generowanie faktur ze szczegółami produktów
  • Import danych CSV i XML

Można dodać

+ Analizę danych historycznych + Obliczenia zysków i strat + Tabele podsumowań prognoz + Eksport do PDF + Powiadomienia e-mail + Ograniczenia dostępu do arkuszy

Kto jeszcze może korzystać z tego rozwiązania

Firmy realizujące podobne zadania związane z zapasami i raportowaniem mogą dostosować to rozwiązanie do własnych danych, zasad i plików źródłowych.

Magazyn lub skład

Zadanie Rejestruje wydania materiałów, przyjęcia, wysyłki i zwroty, utrzymując aktualne salda zapasów.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy transakcje, alerty stanów i raporty zapasów w jednym kontrolowanym skoroszycie.

Hurtownia produktów konsumenckich

Zadanie Zarządza produktami, informacjami o dostawcach, zamówieniami klientów, zakupami i fakturami.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy aktualizacje stanów, obsługę zamówień, pulpity i raporty w jednym miejscu.
Hurtownie produktów konsumenckich

Sklep detaliczny

Zadanie Potrzebuje informacji o sprzedaży, zapasach, rentowności i uzupełnianiu stanów z importowanych plików.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie importuje dane źródłowe i przekształca je w widoki stanów, alerty i raporty zarządcze.
Sklepy detaliczne

Stos technologiczny

Microsoft Excel

Skoroszyt i raportowanie

Excel przechowuje kontrolowany skoroszyt, tabele, formuły, pulpity i raporty.

VBA

Automatyzacja skoroszytu

VBA automatyzuje formularze, aktualizacje stanów, chronione działania i procesy skoroszytu.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Przetwarzanie plików

JavaScript i TypeScript obsługują analizowanie i formatowanie plików.

Python

Narzędzia dokumentów i danych

Python wspiera konwersję dokumentów i przetwarzanie formuł Excela, gdy jest to wymagane.

PHP

Narzędzia importu i eksportu

Biblioteki PHP obsługują pliki CSV i Excel w połączonych usługach.

d3-dsv

Odczyt i zapis CSV

d3-dsv analizuje i formatuje pliki rozdzielane separatorami, takie jak CSV i TSV.

maatwebsite/excel

Wymiana danych z Excelem

maatwebsite/excel importuje i eksportuje dane Excel oraz CSV.

CSV

Import rekordów źródłowych

Pliki CSV dostarczają rekordów produktów, zapasów lub rozliczeń do konsolidacji.

XML

Import danych strukturyzowanych

Pliki XML dostarczają ustrukturyzowanych danych źródłowych dla skoroszytu.

Integracje

Microsoft Excel

Skoroszyt wymienia dane o produktach, zapasach, sprzedaży, zakupach i raportach za pośrednictwem plików Excel.

ERPNext

Opcjonalna funkcja synchronizacji przesyła dane zapasów do ERPNext.

CSV and XML files

Rozwiązanie importuje i konsoliduje zapasy, dane rozliczeniowe, magazynowe oraz inne dane biznesowe z plików CSV i XML.

Email

Faktury, podsumowania i alerty stanów można przygotować do wysyłki e-mailem.

Rezultat

Salda zapasów wynikają z zapisanych transakcji

Pierwszy ekran daje zespołowi kontrolowany sposób rejestrowania ruchów magazynowych. Sprzedaż, zakupy i korekty stanów zasilają dane zapasów wykorzystywane do obliczania bieżących sald.

Jak to działa

  1. Dziennik magazynowy rejestruje informacje o produktach i transakcjach.
  2. Pola ilości przechowują dane o sprzedaży, zakupach i ruchach magazynowych.
  3. Skoroszyt aktualizuje bieżące salda na podstawie zapisanych transakcji.
  • Masowe aktualizacje stanów produktów
  • Pola klientów, dostawców i zamówień zakupu
Uwaga: Wpisy magazynowe mogą zawierać numery partii i pola etapów procesu, jeśli takie rekordy są częścią zasad klienta.
Wprowadzanie stanów i transakcji

Wprowadzanie stanów i transakcji

Funkcje na tym ekranie
Masowa aktualizacja stanów produktów Zarządzanie zapisami dziennika magazynowego

Informacje o ponownym zamówieniu są widoczne na jednym pulpicie

Pulpit zapasów łączy bieżące stany, poziomy ponownego zamówienia i informacje o niskich stanach. Menedżerowie zapasów i kierownicy magazynów mogą skupić się na produktach wymagających uwagi.

Wykresy, filtry i KPI pokazują ruchy magazynowe oraz wyniki produktów bez potrzeby przygotowywania osobnego pliku analizy stanów.

Jak to działa

  1. Pulpit pokazuje bieżące stany, poziomy ponownego zamówienia i informacje o zapasach powiązane z dostawcami.
  2. Wykresy zapasów przedstawiają ruchy, trendy i KPI wyników produktów.
  3. Oznaczenia niskiego stanu i lista ponownych zamówień wskazują sytuację magazynową.
  • Filtry i fragmentatory
  • Analiza danych historycznych
Wskazówka: Elementy sterujące odświeżaniem utrzymują pulpit zgodny z najnowszymi transakcjami i zaimportowanymi danymi.
Pulpit zapasów ze statusem ponownego zamówienia

Pulpit zapasów ze statusem ponownego zamówienia

Funkcje na tym ekranie
Pulpit zapasów Śledzenie stanów magazynowych Ustawianie alertów niskiego stanu Włączanie analizy danych historycznych

Zamówienia i faktury pozostają razem

Obszar zamówień łączy zamówienia klientów z pozycjami produktów, stawkami i warunkami płatności. Podgląd faktury przygotowuje informacje o produktach do eksportu PDF lub wysyłki e-mailem.

Jak to działa

  1. Obszar zamówień przechowuje dane klientów, produktów, ilości, stawek i warunków płatności.
  2. Status zamówienia i informacje o zamówieniu zakupu są widoczne przy rekordach zamówień.
  3. Moduł faktur przygotowuje szczegóły produktów do podglądu, eksportu PDF i wysyłki e-mailem.
  • Formularz informacji o kliencie
  • Szczegóły produktów na fakturze
Obszar zamówień i faktur

Obszar zamówień i faktur

Funkcje na tym ekranie
Automatyzacja obsługi zamówień Szczegóły produktów na fakturze

Raporty przekształcają dane magazynowe w informacje dla zarządzających

Ekran raportowania łączy sprzedaż, zakupy i zapasy w jednym obszarze analizy. Kierownicy mogą porównywać dane dzienne, tygodniowe i miesięczne za pomocą filtrów kategorii i dat.

Tabele przestawne i tabele podsumowań wspierają raportowanie braków, wyceny i wyników na podstawie danych z tego samego skoroszytu.

Jak to działa

  1. Tabele podsumowań porządkują dzienne, tygodniowe i miesięczne dane sprzedaży oraz zakupów.
  2. Tabele przestawne łączą poziomy zapasów, zdarzenia braków i rentowność.
  3. Wykresy trendów pokazują zmiany sprzedaży i zakupów według daty i kategorii.
  • Eksport raportu
  • Informacje o wynikach regionalnych
Raportowanie sprzedaży i zapasów

Raportowanie sprzedaży i zapasów

Funkcje na tym ekranie
Generowanie raportów sprzedaży Generowanie raportów do analizy

Co daje rozwiązanie

Dzięki temu rozwiązaniu dystrybutor może:

  • Przechowywać aktualizacje stanów, zamówienia, zakupy i dane dostawców w jednym skoroszycie
  • Śledzić poziomy zapasów, punkty ponownego zamówienia i niskie stany
  • Analizować sprzedaż, zakupy, rentowność i braki magazynowe
  • Importować istniejące pliki źródłowe i odświeżać raporty
  • Przygotowywać zamówienia klientów, faktury i dokumenty PDF
  • Zapewniać różnym rolom zespołu kontrolowany dostęp do funkcji skoroszytu

Czy gotowe systemy mogłyby wykonać to zadanie?

Przed rozpoczęciem projektu porównano zadanie z gotowymi produktami na podstawie ich własnych opisów.

Czego potrzebuje klient Platformy automatyzacji magazynów IntraOne WES, AutoStore Controller, Pio Zrobotyzowane systemy kompletacji Voodoo Robotics Wireless Pick-to-Light, Logibot Dedykowane rozwiązanie
Aktualizowanie stanów na podstawie transakcji biznesowych — —
Wyświetlanie pulpitów i analizy trendów — —
Generowanie raportów zapasów i sprzedaży — —
Importowanie plików i odświeżanie raportów — —
Dopasowanie do zasad klienta: etapów, ról i raportów — —
Wszystkie kroki w jednym miejscu — —
Brak ręcznych działań między programami — —

Na podstawie publicznych opisów produktów i ich kategorii.

Gotowe produkty obsługują robotykę magazynową, automatyczną kompletację i koordynację obsługi materiałów.

Podsumowując

Rezultatem było kontrolowane środowisko do zarządzania zapasami, stworzone z myślą o ograniczeniu ręcznej pracy między zamówieniami klientów, transakcjami magazynowymi, raportami i danymi dostawców.

FAQ

Myślisz o budowie podobnego systemu? Przeczytaj poniższe odpowiedzi, aby sprawdzić, jak skoroszyt do zarządzania zapasami może dopasować się do istniejących plików, ról i zasad raportowania.

Potrzebujesz czegoś podobnego? Porozmawiajmy
Lub zobacz więcej projektów