PROJEKT

System rezerwacji dla hoteli, który łączy rezerwacje, operacje i rozliczenia

Dedykowane tworzenie oprogramowania, Hotelowy PMS, Zarządzanie rezerwacjami, Dostępność pokoi, Synchronizacja z OTA, Rozliczenia i fakturowanie, Raportowanie

  • Branża: Hotelarstwo
  • Rumunia Lokalizacja: Rumunia
  • Czas realizacji: 16 tygodnie
  • Technologie: Python, PHP
4+ miesiące

Klientem jest grupa hotelowa z Rumunii. Jej pracownicy zarządzają rezerwacjami, dostępnością pokoi i obsługą gości w różnych obiektach. System rezerwacji łączy te działania w jednym miejscu: personel zarządza rezerwacjami, bazą pokoi i zameldowaniami gości. System obsługuje również aktualizacje OTA, faktury i raporty dla menadżerów rezerwacji, pracowników recepcji i menadżerów hoteli.

Podsumowanie

Problem

Grupa hotelowa zarządza rezerwacjami, dostępnością pokoi, obsługą gości, rozliczeniami i raportowaniem w ramach swojej działalności hotelarskiej.

Rozwiązanie

Rozwiązaniem stał się dedykowany system rezerwacji, który łączy operacje hotelowe, synchronizację z OTA, fakturowanie i raportowanie w jednym miejscu.

Rezultat

System pomaga ograniczyć pracę ręczną i czas poświęcany na przenoszenie informacji o rezerwacjach między zadaniami i narzędziami hotelowymi.

Historia klienta

Klientem jest grupa hotelowa z Rumunii. Prowadzi obiekty hotelowe, w których personel koordynuje rezerwacje, dostępność pokoi i przyjazdy gości.

Sprzątanie, rozliczenia i raportowanie są częścią tych samych codziennych operacji.

Zespoły rezerwacyjne potrzebują aktualnej informacji o pokojach i szczegółach rezerwacji, a recepcja i służba pięter śledzą status gości i pokoi. Menadżerowie i księgowi potrzebują również informacji finansowych i raportów.

Potrzeba była prosta: zarządzać rezerwacjami i codziennymi operacjami hotelowymi w jednym systemie. Rezerwacje bezpośrednie, synchronizacja z OTA, rozliczenia, płatności i raportowanie również musiały zostać uwzględnione w tym samym rozwiązaniu.

Rozwiązanie przyjęło formę modułowego hotelowego PMS z osobnymi ekranami dostępności, rezerwacji, synchronizacji z OTA, obsługi sprzątania i raportowania przychodów. Uprawnienia dostępu, integracje i późniejsze rozszerzenia potraktowano jako część struktury, a nie osobne narzędzia.

Klient potrzebował

  1. Centralnego zarządzania pokojami, dostępnością i całym cyklem rezerwacji
  2. Zarządzania profilami gości, historią, zameldowaniem, wymeldowaniem i komunikacją
  3. Połączenia rezerwacji bezpośrednich z OTA i menadżerami kanałów
  4. Obsługi rozliczeń, faktur, płatności, księgowości i raportów finansowych

Dlaczego gotowe oprogramowanie nie pasowało

Gotowe produkty do zarządzania hotelami obsługują pracę recepcji, rezerwacje i sprzątanie. Obejmują również finanse, raportowanie i zarządzanie wieloma obiektami, ale ich model dostępu i zestaw funkcji mogą nie odpowiadać tej grupie hotelowej. Potrzebny był dedykowany system rezerwacji, który połączyłby rezerwacje, CRM i operacje w jednym procesie. Musiał również obsługiwać integracje i reguły dostępu, w tym zgodność ze starszymi systemami, gdy było to wymagane.

Przegląd projektu

Rozwiązanie zaprojektowano wokół wspólnych informacji o rezerwacjach, dostępności, pracy recepcji i raportowaniu. Dostępność pokoi i status rezerwacji pozostają połączone, gdy personel prowadzi rezerwację przez cały jej cykl.

Aby obsłużyć wybór pokoju, ekran dostępności łączy zakresy dat, status pokoi i ich typy. Preferencje gości i szczegóły rezerwacji uzupełniają widok wyboru pokoju, a kalendarz rezerwacji i moduły inwentaryzacji utrzymują spójność informacji o pokojach.

Menadżer rezerwacji przygotowano z myślą o recepcji i zespołach rezerwacyjnych. Łączy wyszukiwanie gości, status rezerwacji, zameldowanie, wymeldowanie i historię rezerwacji na jednym ekranie.

Synchronizację z OTA udostępniono jako osobny monitor z połączonymi kanałami, kolejkami zmian, logami i opcjami ponawiania. Dzięki temu nowe, zmienione i anulowane rezerwacje są widoczne dla zespołu rezerwacyjnego.

Rozwiązanie obejmuje także tablicę dla służby pięter i pulpit przychodów. Operacje dotyczące faktur i raportów, eksporty oraz połączenia z księgowością zapewniają menadżerom i księgowym wgląd w informacje operacyjne i finansowe.

Najważniejsze dostarczone funkcje

  • Centralny kalendarz dostępności pokoi
  • Wybór pokoju i rezerwacji
  • Zarządzanie cyklem rezerwacji
  • Profile gości i historia rezerwacji
  • Śledzenie zameldowań i wymeldowań
  • Synchronizacja rezerwacji z OTA
  • Tablica statusów pokoi dla służby pięter
  • Generowanie faktur i raportów
  • Pulpit przychodów i obłożenia

Można dodać

+ Zamówienia restauracyjne lub POS + Zarządzanie obsługą pokojową + Zarządzanie pralnią + Zarządzanie rabatami + Usługi dodatkowych łóżek + Integracje z narzędziami marketingowymi + Pulpity Grafana

Kto jeszcze może korzystać z tego rozwiązania

Te firmy mają podobne zadania związane z rezerwacjami i operacjami, dlatego to samo rozwiązanie można dostosować do ich zasad i kanałów.

Ośrodek wypoczynkowy

Zadanie Koordynuje rezerwacje, bazę pokoi, obsługę gości i zewnętrzne kanały rezerwacyjne.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy dostępność, rezerwacje, sprzątanie, aktualizacje OTA i raporty w jednym systemie zarządzania hotelem.
Kurorty

Pensjonat

Zadanie Zarządza rezerwacjami gości, przyjazdami, wyjazdami i statusem pokoi przy wsparciu niewielkiego zespołu operacyjnego.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie łączy zarządzanie rezerwacjami z dostępnością pokoi, sprzątaniem i fakturowaniem.
Hotele

Firma zarządzająca nieruchomościami

Zadanie Koordynuje klientów, dostawców, rezerwacje, płatności i operacje w różnych obiektach noclegowych.
Jak pomaga rozwiązanie Rozwiązanie zapewnia wspólne dane rezerwacji, dostęp do obiektów, integracje i raportowanie.
Zarządcy nieruchomości

Stos technologiczny

Python

Usługi backendowe i dane

Python obsługuje usługi rezerwacji, integracji i raportowania.

PHP

Usługi internetowe i integracje

PHP obsługuje wybrane połączenia z księgowością, płatnościami i usługami turystycznymi.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Interfejsy i usługi plikowe

JavaScript i TypeScript obsługują interfejsy rezerwacji, funkcje kalendarza i wymianę plików.

fastapi

Warstwa usług API

fastapi (framework Pythona do tworzenia internetowych interfejsów API) zapewnia podstawowe usługi API.

django-trips

Rezerwacje i harmonogramy

django-trips (aplikacja Django do obsługi podróży i rezerwacji) obsługuje modele rezerwacji, harmonogramy i reguły biznesowe.

rrule

Cykliczne daty w kalendarzu

rrule (biblioteka cyklicznych reguł kalendarza) obsługuje cykliczne daty rezerwacji.

icalendar

Wymiana plików kalendarza

icalendar (biblioteka plików iCalendar) odczytuje i tworzy dane kalendarza.

jspdf and pypdf

Faktury i raporty PDF

jspdf i pypdf tworzą dokumenty PDF i umożliwiają pracę z nimi na potrzeby faktur i raportów.

CSV and JSON

Eksport i wymiana danych

CSV i JSON przenoszą dane rezerwacji, inwentaryzacji, księgowości i raportowania między systemami.

Integracje

OTAs and channel managers

Aktualizacje rezerwacji, dostępności i inwentaryzacji są przekazywane między systemem rezerwacji a połączonymi kanałami.

Accounting systems

Dane faktur i finansowe są przekazywane przez księgowe interfejsy API.

Payment gateways

Informacje o płatnościach są łączone z obsługiwanymi usługami bramek płatniczych.

Legacy hotel systems

System może wymieniać informacje ze starszymi systemami, takimi jak HotSoft i Vega, gdy jest to wymagane.

Calendar services

Daty rezerwacji mogą być przekazywane za pomocą formatów kalendarza i integracji kalendarzowych.

Rezultat

Dostępność pokoi jest jasna przed utworzeniem rezerwacji

Ekran dostępności zapewnia zespołowi rezerwacyjnemu wspólny widok bazy pokoi, dat i statusu pokoi. Preferencje gości i wybór pokoju znajdują się obok szczegółów rezerwacji, dzięki czemu wybrany pokój jest powiązany z rezerwacją.

Tworzy to bezpośrednią ścieżkę od sprawdzenia dostępności do utworzenia rezerwacji, bez oddzielania informacji o pokoju od zapytania gościa.

Jak to działa

  1. Kalendarz dostępności pokoi pokazuje dostępność dla wybranego zakresu dat.
  2. Filtry typu i statusu pokoju zawężają dostępną bazę pokoi.
  3. Panel wyboru pokoju łączy preferencje gościa ze szczegółami rezerwacji i opcją jej utworzenia.
  • Wybór zakresu dat
  • Filtry typu i statusu pokoju
  • Pola preferencji gościa
Dostępność i wybór pokoju

Dostępność i wybór pokoju

Funkcje na tym ekranie
Sprawdzanie dostępności pokoju Wybór pokoju do rezerwacji Zarządzanie kalendarzem rezerwacji Zarządzanie bazą hotelową

Rezerwacje pozostają powiązane z obsługą gościa

Menadżer rezerwacji przechowuje informacje o gościu, status rezerwacji i jej historię w jednym widoku. Pracownicy recepcji mogą śledzić rezerwację od aktywnego wpisu po zameldowanie i wymeldowanie.

Grupa hotelowa zyskuje spójne miejsce do obsługi całego cyklu rezerwacji, zamiast oddzielać dane gości od pracy związanej z rezerwacjami.

Jak to działa

  1. Lista rezerwacji pokazuje wpisy z filtrami statusu rezerwacji.
  2. Panel szczegółów rezerwacji pokazuje informacje o gościu i status rezerwacji.
  3. Zameldowanie, wymeldowanie i historia rezerwacji łączą rezerwację z danymi gościa.
  • Filtrowanie statusu rezerwacji
  • Wyszukiwanie gości
  • Historia rezerwacji
Menadżer rezerwacji

Menadżer rezerwacji

Funkcje na tym ekranie
System zarządzania rezerwacjami Zarządzanie rezerwacjami pokoi Śledzenie zameldowań i wymeldowań gości Zarządzanie historią rezerwacji

Zmiany OTA są widoczne dla zespołu rezerwacyjnego

Monitor synchronizacji OTA ułatwia przeglądanie aktualizacji kanałów . Nowe, zmienione i anulowane rezerwacje pojawiają się w kolejce wraz z logami synchronizacji i błędów.

Opcja ponowienia daje zespołowi rezerwacyjnemu jasne miejsce do obsługi błędów synchronizacji, bez konieczności przeszukiwania osobnych narzędzi kanałów.

Jak to działa

  1. Lista połączonych kanałów pokazuje status synchronizacji każdego połączenia OTA.
  2. Kolejka rezerwacji rozdziela nowe, zmienione i anulowane rezerwacje OTA.
  3. Logi synchronizacji i błędów rejestrują aktywność kanałów, a opcja ponowienia obsługuje nieudane aktualizacje.
  • Status połączonych kanałów
  • Kolejka zmian rezerwacji
  • Logi synchronizacji i błędów
Uwaga: Monitor przechowuje zmiany kanałów i błędy synchronizacji w tym samym widoku operacyjnym.
Monitor synchronizacji z OTA

Monitor synchronizacji z OTA

Funkcje na tym ekranie
Synchronizacja rezerwacji z OTA

Status pokoi wspiera planowanie sprzątania

Tablica pokoi dla służby pięter łączy harmonogramy sprzątania z przydziałami pokoi i statusem rezerwacji. Personel sprzątający i menadżerowie hoteli widzą status pokoju i przydzielonych pracowników w jednym miejscu.

Pomaga to grupie hotelowej koordynować przygotowanie pokoi z aktualnym obrazem rezerwacji.

Jak to działa

  1. Tablica statusów pokoi pokazuje status pokoju obok statusu rezerwacji.
  2. Harmonogram sprzątania zawiera przydziały pokoi i przypisanych pracowników.
  3. Panel szczegółów pokoju zapisuje bieżące informacje o pokoju i aktualizację jego statusu.
  • Tablica statusów pokoi
  • Harmonogram sprzątania
  • Przydzieleni pracownicy
Tablica pokoi dla służby pięter

Tablica pokoi dla służby pięter

Funkcje na tym ekranie
Zarządzanie sprzątaniem hotelu Zarządzanie bazą hotelową Zarządzanie rezerwacjami pokoi

Menadżerowie zyskują praktyczny widok przychodów i obłożenia

Pulpit łączy przychody, trendy obłożenia i kalendarz popytu z operacjami dotyczącymi faktur i raportów. Menadżerowie i księgowi mogą przeglądać informacje finansowe i przygotowywać eksporty na tym samym ekranie.

Generowanie faktur i raportów obsługuje wymagania rozliczeniowe w formatach DOC i PDF, a niestandardowe eksporty udostępniają dane raportowe innym systemom.

Jak to działa

  1. Podsumowanie przychodów i wykres trendu obłożenia pokazują dane o przychodach i obłożeniu na pulpicie.
  2. Kalendarz popytu prezentuje informacje o popycie obok widoku operacyjnego.
  3. Elementy sterujące fakturami, raportami i eksportem tworzą dokumenty finansowe oraz niestandardowe eksporty.
  • Podsumowanie przychodów
  • Wykres trendu obłożenia
  • Operacje dotyczące faktur i raportów
Pulpit przychodów i obłożenia

Pulpit przychodów i obłożenia

Funkcje na tym ekranie
Generowanie faktur i raportów

Co zapewnia rozwiązanie

Dzięki temu rozwiązaniu grupa hotelowa może:

  • Zarządzać dostępnością pokoi i rezerwacjami w jednym miejscu
  • Śledzić rezerwacje gości od zameldowania do wymeldowania
  • Zapewnić zespołowi rezerwacyjnemu widoczność zmian rezerwacji OTA
  • Koordynować sprzątanie ze statusem pokoi i rezerwacji
  • Generować faktury, raporty i eksporty na potrzeby finansowe
  • Łączyć dane rezerwacji z systemami księgowymi, płatniczymi i starszymi

Czy gotowe systemy mogłyby wykonać to zadanie?

Przed rozpoczęciem projektowania porównano zadanie z gotowymi produktami na podstawie ich własnych opisów.

Czego potrzebuje klient Hotelowy PMS SkyTouch Technology, StayNTouch Cloud PMS, Oracle Hospitality OPERA Property Management System, WebRezPro, Mews Zintegrowane oprogramowanie hotelowe 360HMS, uHotelBooking Menadżerowie kanałów Visitor Dedykowane rozwiązanie
Zarządzanie pokojami i cyklem rezerwacji częściowo
Zarządzanie gośćmi i zameldowaniem —
Połączenie OTA i rezerwacji bezpośrednich
Obsługa rozliczeń i raportów —
Dopasowanie do własnych zasad klienta: etapów, ról i raportów częściowo częściowo —
Wszystkie etapy w jednym miejscu —
Brak ręcznych czynności między programami częściowo częściowo

Na podstawie publicznych opisów produktów i ich kategorii.

Główne elementy zadania występują w gotowych hotelowych systemach PMS i zintegrowanych produktach hotelowych, a gotowy produkt wystarcza, gdy potrzebny jest tylko jeden z nich.

Żądane przez grupę hotelową połączenie rezerwacji, zarządzania gośćmi, synchronizacji OTA, rozliczeń, raportowania i własnych zasad dostępu nie było w pełni obsługiwane przez jeden standardowy produkt.

Menadżer kanałów obsługuje aktualizacje OTA, ale nie zastępuje jednego procesu obejmującego rezerwacje, sprzątanie, obsługę gości i finanse.

Podsumowując

Ostatecznie rozwiązanie przygotowano do zarządzania całą ścieżką od dostępności pokoju i rezerwacji gościa po sprzątanie, rozliczenia i raportowanie w jednym systemie.

FAQ

Myślisz o stworzeniu podobnego systemu? Przeczytaj odpowiedzi poniżej, aby dowiedzieć się, jak zbudować dedykowany system zarządzania hotelem wokół Twoich obiektów, zasad i integracji.

Potrzebujesz czegoś podobnego? Porozmawiajmy
Lub zobacz więcej projektów